Bürokratie rückbauen, Deutschland entlasten

Deutschland steht vor einer Vielzahl komplexer Herausforderungen: Das Wirtschaftswachstum bleibt verhalten, das Investitionsklima ist angespannt und der Druck zur Transformation nimmt weiter zu. Ein wesentlicher Treiber dieser Entwicklung ist eine zunehmende Regulierungsdichte, die insbesondere die deutsche Wirtschaft erheblich belastet. So mussten Unternehmen in Deutschland nach eigenen Angaben allein in den vergangenen drei Jahren rund 325.000 neue Stellen schaffen und besetzen, um gesetzliche Vorgaben sowie Dokumentationspflichten zu erfüllen. Die wirtschaftlichen Auswirkungen dieser Bürokratie sind erheblich: Laut Schätzungen des ifo Instituts entgehen der deutschen Volkswirtschaft durch bürokratische Aufwände jährlich bis zu 146 Mrd. EUR – das entspricht rund 3,4% des Bruttoinlandsprodukts. Hinzu kommen schwer messbare, aber ebenso gravierende indirekte Effekte wie entgangene Investitionen oder verpasste Innovationschancen, die die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland zusätzlich beeinträchtigen. Der Nationale Normenkontrollrat als zentrales Gremium für Bürokratierückbau und bessere Rechtsetzung kommt zu einem klaren Befund: Trotz leichter Rückgänge bleibt die Bürokratielast erheblich – allein die Wirtschaft trägt jährlich rund 64 Mrd. EUR an Bürokratiekosten.

Die Bundesregierung hat die Dringlichkeit dieser Herausforderungen erkannt und mit der Gründung des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) sowie einer ambitionierten Modernisierungsagenda erste wichtige Schritte eingeleitet. Die Agenda setzt ehrgeizige Ziele, insbesondere im Bereich Bürokratierückbau: Geplant ist eine Reduktion der Bürokratiekosten für die Wirtschaft um 25%, was Einsparungen von rund 16 Mrd. EUR entspricht, sowie eine Senkung des Erfüllungsaufwands – also der Zeit und Kosten, die Unternehmen, Bürger:innen und Behörden aufbringen müssen, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen – um 10 Mrd. EUR netto bis zum Ende der Legislaturperiode. Um diese Ziele zu erreichen, setzt die Bundesregierung auf eine Kombination bewährter und neuer Ansätze zur Entlastung von Wirtschaft, Bürger:innen und Verwaltung. Dazu zählen unter anderem die Weiterentwicklung und Ausweitung der „One-in-one-out-Regel“ in der Gesetzgebung, die regelmäßige Durchführung von „Praxischecks“ für bestehende Regelungen in jedem Ressort sowie der Verzicht auf eine Übererfüllung EU-rechtlicher Vorgaben („Gold Plating“). Erste Maßnahmen hat die Bundesregierung bereits ergriffen: In der laufenden Legislaturperiode wurden bislang schon Vorhaben mit einer Entlastungswirkung von insgesamt mehr als 3 Mrd. EUR jährlichem Erfüllungsaufwand beschlossen. In der ersten Sitzung des „Entlastungskabinetts“ wurden zudem weitere acht Gesetzesentwürfe auf den Weg gebracht, die eine jährliche Entlastung in Höhe von mindestens 100 Mio. EUR versprechen. Die von Bund und Ländern beschlossene föderale Modernisierungsagenda zeigt bereits über 200 konkrete Maßnahmen für den Bürokratierückbau auf. Mit weiteren Entlastungspaketen will die Bundesregierung diesen Weg in den kommenden Monaten in kurzer Taktung konsequent fortsetzen.

Drei Prinzipien für effektiven Bürokratierückbau

Die Bundesregierung hat den Startschuss gegeben – jetzt gilt es, das aktuelle Modernisierungsmomentum konsequent in konkrete und wirksame Maßnahmen zu übersetzen. Drei zentrale Prinzipen sind dabei entscheidend:

1. Erprobtes trifft KI – bewährte Rückbauansätze erfolgreich skalieren. Deutschland hat bereits erprobte Werkzeuge für den Bürokratierückbau, wie beispielsweise den „KMUTest“ oder den „Digitalcheck“. Um einen wirksamen Effekt zu erzielen, sollten diese Ansätze skaliert werden; insbesondere durch den Einsatz nicht nur bei neuen, sondern auch bei bestehenden Vorschriften. Durch eine praxisorientierte Methodik, die erprobte Elemente bündelt, und den gezielten Einsatz von KI lassen sich bewährte Verfahren selbst in Bereichen mit hoher Regelungsdichte skalieren – und die Bürokratielandschaft umfassend auf den Prüfstand stellen, um bisher ungenutzte Entlastungspotenziale zu erschließen.

2. Von Paragraf bis Praxis – Rechtsetzung und Vollzug zusammen denken. Bürokratie entsteht sowohl durch die Ausgestaltung gesetzlicher Vorgaben sowie die Umsetzung durch die Vollzugsbehörden. Schon in der Rechtsetzung entscheidet sich, welche Adressat:innen betroffen sind und ob Vorschriften einfach und digital vollziehbar sind. Gleichzeitig bestimmt die konkrete Ausgestaltung durch die Vollzugsbehörden den Aufwand in der Erfüllung von Pflichten durch Unternehmen, Bürger:innen und Verwaltung – beispielsweise durch den Automatisierungsgrad oder die Einheitlichkeit von Prozessen. Nur ein ganzheitlicher Ansatz, der Vorgabenlast und Vollzug berücksichtigt, reduziert Bürokratie nachhaltig und spürbar.

3. 10/90 statt 80/20 – Maximale Vorgabenpriorisierung für spürbare Entlastung. Von den rund 30.000 Vorgaben auf Bundesebene verursacht lediglich ein kleiner Teil sehr hohe Bürokratieaufwände für die Betroffenen. Effektiver Bürokratieabbau konzentriert sich im ersten Schritt auf diese „Schwergewichte“ – sowohl in Bezug auf direkte Kosten und Aufwände wie Lernaufwand und Erfüllungsaufwand als auch in Bezug auf indirekte Kosten wie Unsicherheit, Verzögerungen oder entgangene Chancen. Eine klare Priorisierung der größten Aufwandsquellen schafft kurzfristig maximale Wirkung bei gezieltem Ressourceneinsatz.

Momentum trifft Methodik

Ein effektiver Rückbau von Bürokratie erfordert ein gezieltes Vorgehen, das die drei zentralen Erfolgsfaktoren – Skalierung bewährter Ansätze, ganzheitliche Optimierung von Rechtsetzung und Vollzug sowie eine klare Priorisierung der größten Belastungen – konsequent miteinander verbindet. Die FOKUS-Methodik greift diese auf und bietet mit ihren fünf Schritten – Festlegen, Ordnen, Klassifizieren, Umgestalten und Steuern – einen klar strukturierten und praxiserprobten Ansatz für die Bundesressorts, um Bürokratie in ihrem Verantwortungsbereich nachhaltig zurückzubauen:

Schritt 1 – Festlegen. Zu Beginn werden in Workshops mit der Ressortleitung verbindliche Ziele definiert. Quantitative Ziele für jede Organisationseinheit – etwa die Anzahl zu reduzierender Vorgaben oder Informationspflichten, die Höhe des einzusparenden Erfüllungsaufwands oder die Reduktion von Bürokratiekosten – schaffen Transparenz und Messbarkeit. Ergänzend werden strategische Zieldimensionen definiert, wie z.B. inhaltliche Schwerpunkte oder relevante Betroffenengruppen (z.B. KMUs). Zusätzlich können organisationsweite Leitplanken für den Bürokratierückbau (z.B. zu Fristen, Formerfordernissen oder Nachweispflichten) festgelegt werden, die als Maßstab die Umgestaltung dienen.

Hypothetisches Beispiel zur Veranschaulichung: Ein Ressort mit vier Fachabteilungen, rund 3.000 Vorgaben und jährlichen Bürokratiekosten von rund 15 Mrd. EUR erhält ein ressortweites Einsparziel von 3,75 Mrd. EUR. Das Einsparziel wird proportional zu den verursachten Bürokratiekosten auf die Fachabteilungen verteilt, wobei jede Abteilung zwischen 600 und 800 Vorgaben und entsprechend ihrer Vorgabenlast ein Ziel von bis zu 1 Mrd. EUR verantwortet. Strategisches Ziel ist die Reduktion von Belastungen für kleine und mittlere Unternehmen. Ressortweite Leitplanke ist die standardmäßige Zulassung der Textform, um die digitale Anschlussfähigkeit zu stärken. Abweichungen hiervon müssen begründet werden.

Schritt 2 – Ordnen. Im nächsten Schritt werden alle relevanten Vorgaben sowie die durch sie verursachten Aufwände systematisch erfasst. Dabei werden sowohl direkte als auch indirekte Effekte für die Betroffenen berücksichtigt. Um ein umfassendes Bild der Bürokratielasten zu erhalten, werden bekannte Umsetzungsprobleme, Beschwerden und Vollzugshindernisse dokumentiert. Rückmeldungen von vollziehenden Behörden sowie Stellungnahmen von Interessensgruppen und Verbänden liefern dabei wertvolle Einblicke in konkrete Schmerzpunkte. Der Einsatz künstlicher Intelligenz ermöglicht eine schnelle Erfassung und strukturierte Auswertung von bestehenden Quellen und neuen Erhebungen.

Hypothetisches Beispiel zur Veranschaulichung: Eine Fachabteilung erstellt eine strukturierte Übersicht über die in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden 750 Vorgaben und die dadurch verursachten Bürokratiekosten. Sie wertet dazu vorhandene Daten aus und ergänzt diese durch fachliche Einschätzungen zu besonders aufwandsintensiven Vorgaben. Indirekte Belastungen erhebt sie durch eine KI-gestützte Analyse von Beschwerden sowie Stellungnahmen von Wirtschaftsverbänden.

Schritt 3 – Klassifizieren. In diesem Schritt erfolgt die Priorisierung der Vorgaben. In einer ersten Welle werden zunächst jene Vorgaben identifiziert, die den größten Aufwand verursachen, um gezielt dort anzusetzen, wo der größte Entlastungseffekt zu erwarten ist. Vorgaben mit hohem Erfüllungsaufwand und hohen indirekten Kosten rücken dabei in den Fokus. Weitere Vorgaben werden anhand strategischer Kriterien wie politischer Relevanz oder Beschwerdevolumen für eine vertiefte Bearbeitung ausgewählt. Auf diese Weise lässt sich das Gesamtvolumen der zu bearbeitenden Vorgaben auf die rund 10 bis 15% der stärksten Bürokratietreiber reduzieren. Im ersten Schritt nicht priorisierte Vorgaben können im Rahmen weiterer Bearbeitungswellen zu einem späteren Zeitpunkt in die FOKUS-Methodik integriert werden.

Hypothetisches Beispiel zur Veranschaulichung: Die Abteilung identifiziert 90 Einzelvorgaben, auf die ein Großteil der Bürokratiekosten entfällt. Diese werden priorisiert und gezielt umgestaltet. Zusammen mit Fachreferaten, Vollzugsorganisationen und externen Expert:innen wählt sie 10 weitere Vorgaben aus, die aufgrund ihrer hohen Relevanz für kleine und mittlere Unternehmen von besonderer Bedeutung sind.

Schritt 4 – Umgestalten. In diesem Schritt erfolgt die konkrete Überarbeitung der Vorgaben – und damit die eigentliche Optimierung. Vorgaben und Vollzugsprozesse werden in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen systematisch analysiert und angepasst. Ein strukturierter Vorgabencheck dient dabei als zentrales Instrument: Alle priorisierten Vorgaben werden anhand standardisierter Checklisten und festgelegter Leitplanken überprüft und optimiert. Dies geschieht in gemeinsamen Arbeitssitzungen mit den relevanten Fachbereichen. Der Einsatz von KI-Tools kann die Prüfung unterstützen und beschleunigen, indem auf Basis definierter Standards größere Mengen an Vorgaben z.B. auf Frist- und Formerfordernisse untersucht werden.

Besonders komplexe, strategisch relevante oder ressourcenintensive Vorgaben (etwa 3 bis 5% des Gesamtvolumens) werden in einem sogenannten Vorgabenlabor einer vertieften Analyse unterzogen. Hierbei kommen gezielte Prozess- und Schmerzpunktanalysen zum Einsatz, gefolgt von einer praxisnahen und pragmatischen Neukonzeption in interaktiven Workshops. Diese basieren auf Design-Thinking-Methoden und erfolgen in engem Austausch mit Fachabteilungen, Vollzugsbeteiligten aus Ländern und Kommunen sowie betroffenen Unternehmen und Bürger:innen. Durch die Bündelung von Vorgaben nach Geschäfts- und Lebenslagen sowie die Bildung von Fallgruppen aus Sicht der Betroffenen – bei Bedarf auch themen- und ressortübergreifend – werden Doppelarbeiten reduziert und wirksame Lösungen entwickelt. Wo nötig werden hierfür zusätzliche (zuvor depriorisierte) Vorgaben in die Betrachtung einbezogen. Erfolgreiche Beispiele, wie die „Praxischecks“ der Bundesregierung zu Themen wie Gastgewerbe und Unternehmensgründungen, zeigen, dass ein prozessbasiertes und partizipatives Vorgehen konkrete und spürbare Entlastungen schaffen kann.

Im Rahmen des Vorgabenchecks und der Vorgabenlabore werden sechs zentrale Wirkhebel angewendet – drei auf der Ebene der Rechtsetzung und drei auf der Ebene des Vollzugs.

Auf der Rechtsetzungsebene können Bürokratiekosten und -aufwände gesenkt werden durch (1) eine gezielte Reduktion der Vorgabenlast, etwa durch die Anpassung des Umfangs von Vorgaben, die Eingrenzung des Adressatenkreises oder die Reduktion der Erfüllungsfrequenzen. Die (2) Erhöhung der Praxistauglichkeit von Regelungen stellt sicher, dass diese verständlich formuliert und einfach vollziehbar sind, beispielsweise durch die Harmonisierung unterschiedlicher Zuständigkeiten und Verfahrenswege. Zudem ermöglicht die (3) Steigerung der Digitaltauglichkeit von Vorgaben effizientere Vollzugsprozesse, etwa durch automatische Datenabrufe aus bestehenden Verwaltungsregistern, die Erfüllungspflichten erheblich vereinfachen.

Auf der Vollzugsebene beschleunigt die (4) Digitalisierung von Vollzugsprozessen Abläufe und reduziert den Aufwand für alle Beteiligten, beispielsweise durch die Digitalisierung von Interaktionen zwischen Verwaltung und Betroffenen. Die (5) Automatisierung von Vollzugsprozessen in Behörden sowie der Pflichtenerfüllung durch Unternehmen kann manuelle Tätigkeiten erheblich verringern. So können maschinenlesbare gesetzliche Vorgaben direkt in IT-Systeme integriert werden, um Mitarbeitende zu entlasten. Der Einsatz von KI-Agenten bietet zusätzlich die Möglichkeit, repetitive Aufgaben wie das Auslesen von Informationen aus Dokumenten zu automatisieren oder Verwaltungsmitarbeitende bei Ermessensentscheidungen zu unterstützen. Die (6) Vereinfachung und Standardisierung von Vollzugsprozessen trägt schließlich dazu bei, Komplexität zu reduzieren und Abläufe zu harmonisieren, etwa durch die Kürzung und Vereinheitlichung von Formularen.

In Kombination entfalten diese sechs Hebel ihre volle Wirkung und schaffen spürbare Vorteile für Unternehmen, Bürger:innen und Behörden.

Hypothetisches Beispiel zur Veranschaulichung: Die Abteilung analysiert die identifizierten 100 Vorgaben im Rahmen eines strukturierten Vorgabenchecks. Dabei werden die Vorgaben, wo sinnvoll, thematisch nach Geschäfts- und Lebenslagen der Betroffenen geordnet und mit verwandten Vorgaben gebündelt. Für 70 einfache, klar abgegrenzte Vorgaben werden direkt im Vorgabencheck Optimierungsmaßnahmen entwickelt, wobei der Schwerpunkt auf der Rechtsetzungsebene liegt. 30 besonders komplexe Vorgaben werden in das Vorgabenlabor überführt. Hierbei werden Vorgaben thematisch gebündelt und im Vollzugsprozess betrachtet und ausgewertet, wodurch die Effizienz der Vorgabenlabore deutlich gesteigert wird. Ein Beispiel: Eine Papierpflicht kann im Vorgabencheck unmittelbar durch die Umstellung auf digitale Verfahren vereinfacht werden. Dagegen erfordern komplexe Vorgaben mit mehrfachen Informationspflichten verschiedener Behörden eine vertiefte Betrachtung im Vorgabenlabor. Dort entwickeln Fachreferate, Vollzugsorganisationen und externe Stakeholder:innen gemeinsam in mehreren Workshops praktikable Vereinfachungen.

Schritt 5 – Steuern. Schließlich werden die erarbeiteten Optimierungsmaßnahmen systematisch in die Umsetzung überführt: Die Fachabteilungen bringen regulatorische Anpassungen in den Gesetzgebungsprozess ein, während die zuständigen Behörden die Weiterentwicklung und Digitalisierung der Vollzugsprozesse vorantreiben. Ein engmaschiges, ressortweit aufgesetztes Monitoring stellt sicher, dass Fortschritte sichtbar und Ergebnisse messbar sind. Dabei ist entscheidend, dass das Monitoring nicht nur die Umsetzung der Maßnahmen, sondern auch deren Wirkung und erzielte Ergebnisse erfasst – denn nur so wird sichergestellt, dass die angestoßenen Veränderungen tatsächlich den gewünschten Effekt erzielen.

Digitale „Fortschritts-Dashboards“ ermöglichen es, den Status einzelner Maßnahmen engmaschig zu verfolgen, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen und die Zielerreichung transparent zu steuern. Ein Best-Practice-Beispiel für wirkungsvolles Monitoring liefert der niederländische „Regeldrukmonitor“: Über ein öffentlich zugängliches Dashboard wird dort der Rückbau der 500 aufwendigsten Regulierungen für Unternehmen kontinuierlich nachverfolgt.

Hypothetisches Beispiel zur Veranschaulichung: Nach Abschluss des Vorgabenchecks und des Vorgabenlabors gehen die identifizierten Optimierungsmaßnahmen in die Umsetzung. Die Fachreferate bringen regulatorische Anpassungen in den Gesetzgebungsprozess ein, während die Vollzugsbeteiligten Maßnahmen zur Prozessoptimierung und -digitalisierung umsetzen. Eine eigene Organisationseinheit auf Ressortebene koordiniert den Gesamtprozess, überwacht den Fortschritt und greift potenzielle Umsetzungshemmnisse frühzeitig auf. Regelmäßige Statusberichte der Abteilungen zu den umgesetzten Maßnahmen und erzielten Einsparungen schaffen Transparenz. Ein zentrales Dashboard macht Fortschritte und Wirkung messbar und unterstützt eine zielgerichtete Steuerung.

□ □ □

Mit der Modernisierungsagenda hat die Bundesregierung den Rahmen geschaffen, Bürokratie wirksam und dauerhaft zu reduzieren. Eine erprobte und skalierbare Methodik wie FOKUS kann entscheidend dazu beitragen, diesen Anspruch in die Praxis zu überführen – für spürbare Entlastungen, mehr Freiräume für Innovation und ein gestärktes Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Staates.

Download Artikel "Bürokratie rückbauen, Deutschland entlasten" (inkl. aller Schaubilder und Quellen)

Alle Publikationen der Artikelserie #ZehnMalZukunft über die Zukunft der öffentlichen Verwaltung in Deutschland finden Sie hier: mck.de/zehnmalzukunft